先想清楚交付物，再打开工具
常用工具怎么选？看任务，不看名字有多熟。
不少工具都能“设计”“协作”或“改文字”，但它们解决的问题不同。下面按你要交付的东西来分：一张海报、一条可点击流程、一张更轻的网页图片；一份笔记、一块团队看板、一段代码修改；一段翻译、一篇英文草稿、一项需要查证的事实。
一分钟判断法
先回答三件事：最终要交付什么？谁要继续编辑或查看？哪些信息必须核对原始来源？只选一个最先能完成任务的工具；必要时再把第二个工具接在后面。下方结构卡由本站绘制，不是任何产品的实际界面。
场景 01 · 视觉交付
海报、交互稿、网页图片，是三种不同的成品
要快速做活动海报或演示文稿，先看 Canva；要讨论网站或 App 的界面及点击路径，先看 Figma；已经有图片，只想减小文件或转换格式，先看 TinyPNG。
海报或演示模板排版 → Canva
可点击界面画板和原型 → Figma
已有配图压缩与格式 → TinyPNG
- 如果要“今天交一张活动图”，从 Canva 海报指南开始，先核对素材授权和下载格式。
- 如果要“让同事点一遍页面流程”，从 Figma 原型指南开始，至少完成两屏和一次交互。
- 图片完成后再看 TinyPNG 压缩指南，并排对比画质；压缩不会替你设计海报。
可以串起来用。
先用 Canva 或 Figma 制作素材，再用 TinyPNG 检查导出的网页图片。第二步是交付优化，不是第一步的替代品。
场景 02 · 多人工作
资料要可找到，进度要可见，代码要可审查
Notion 擅长把文档、会议结论和任务资料放进页面或数据库；Trello 适合用卡片移动呈现项目阶段；GitHub 更适合保存代码、记录变更并审查 Pull Request。
会后资料页面和数据库 → Notion
项目进度列表和卡片 → Trello
代码修改仓库、分支、PR → GitHub
- 团队总在找“最后一版需求”时，先做一页 Notion 资料入口，把结论和负责人写清楚。
- 团队总在问“这件事做到哪了”时，先做一块 Trello 三列看板，让负责者更新卡片。
- 交付物是代码时，在 GitHub 仓库用分支和 PR 审查修改；普通看板或笔记页不提供同样的代码差异流程。
别把同一任务复制到三处。
可以让资料放在 Notion、进度放在 Trello、代码放在 GitHub，但最好用链接连接它们，明确哪一个是唯一的进度来源。
场景 03 · 语言与信息
翻译、校对、查证，不能当成同一件事
Google Translate 帮你理解另一种语言的文字或网页；Grammarly 对英文草稿给出写作建议；Perplexity 能帮助寻找和整理资料，但结论仍需顺着引用回到原始来源核对。
读懂外文先翻译 → Google Translate
改好英文逐条审稿 → Grammarly
核对事实追来源 → Perplexity
- 看不懂外语资料，先用 Google Translate获得大意；关键条款和术语仍看原文。
- 自己已经写完英文草稿，再用 Grammarly逐条检查建议；工具不能替你确认事实或最终语气。
- 需要回答“这个说法有依据吗”，看 Perplexity 的来源核对示例；引用链接并不自动证明答案正确。
高风险信息要人工核实。
医疗、法律、财务等决定不应只依赖翻译、校对或 AI 摘要；请查看权威原始资料并在需要时咨询专业人士。
选择标准是“能否完成这件事”。
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